Reise– og oppholdsutgifter

Når ansatte er på reise i forbindelse med yrket og skal få godtgjort utgifter til reisen på grunnlag av standardiserte satser skal kostnadene være dokumentert med en fortløpende oppstilling (reiseregning).

Utgiftsgodtgjørelse

Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som arbeidsgiver utbetaler til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid. Utgiftsgodtgjørelse er fritatt fra forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift når det utbetales innenfor statens satser og legitimasjonskravene er oppfylt.

Reise og kost med overnatting

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • Den ansattes navn, adresse og signatur
  • Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
  • Formålet med reisen
  • Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på
  • Navn og adresse på overnattingssted eller utleier (og dato ved flere overnattingssteder)
  • Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji

Kilometergodtgjørelse (bilgodtgjørelse)

Reiseregningen skal minimum inneholde:

  • Den ansattes navn, adresse og signatur
  • Dato for avreise og hjemkomst
  • Formålet med reisen
  • Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på
  • Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
  • Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt trippteller) ved begynnelse og slutten av hver yrkes- eller tjenestereise
  • Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Utgiftsrefusjon

Utlegg som en ansatt har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag kalles utgiftsrefusjon.

Som utgiftsrefusjon regnes også dekning av diverse småutgifter uten bilag, som utgifter til bompassering, parkering, porto, telefon og lignende når disse er nødvendig i forbindelse med arbeidet og utgiftene fremgår av reiseregning.

Utgiftsrefusjoner er ikke skattepliktig så lenge de ikke gir overskudd og ikke dekker private kostnader.

Private reiser, reiser ved sosiale arrangement mv.

Arbeidsgivers dekning av kostnader til reise mellom hjem og arbeidssted (arbeidsreise) anses normalt som lønn, i motsetning til tjenestereise (yrkesreise). Det finnes unntak for kjøring mellom hjem og ikke fast arbeidssted.

Det er ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på utgifter til private reiser, herunder reiser mellom hjem og arbeidssted. Det foreligger heller ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift påløpt ved reiser i forbindelse med velferdstiltak eller sosiale arrangement.

Enkeltpersonforetak

Næringsdrivende og ansatte som får godkjent egen bil som yrkesbil (driftsmiddel) skal ha fradrag for alle faktiske kostnader redusert med eventuell tilbakeføring for privat bruk (fastsettes på grunnlag av bilens listepris som ny).

Biler som brukes mer enn 6 000 km (per bil) på yrkeskjøring i året skal tas inn i regnskapet. Biler som utelukkende brukes til yrkeskjøring og overhodet ikke brukes privat, skal anses som yrkesbil uansett kjørelengde.

Dersom den næringsdrivende bruker bil som ikke tilfredsstiller kravene til å tas inn i regnskapet, gis det fradrag for yrkeskjøring etter standardsatsen for bilgodtgjørelse. Yrkeskjøringen bør dokumenteres med kjørebok. En slik kjørebok må fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket.

Kjøreboken skal minimum inneholde:

  • Utgangspunktet for dagens kjøring
  • Hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt
  • Hvor kjøringen avsluttes
  • Kjørelengden ifølge kilometertelleren
  • Det totale antall kilometer må minst hver måned avleses fra kilometertelleren og føres i boken