Mat og bevertningsutgifter

Representasjon: Bevertning med eksterne deltakere

Med representasjon menes tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv. som ikke er knyttet til bedriften (for eksempel kunder og andre forretningsforbindelser).

Representasjonsutgifter er som hovedregel ikke skattemessig fradragsberettiget.

Det kan imidlertid gis skattemessig fradrag for kostnader til en beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser dersom alle følgende betingelser er oppfylt:

  • Den som krever fradrag er næringsdrivende
  • Bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer
  • Bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller, hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten
  • Det ikke serveres brennevin. Øl og vin i tilknytningen til matserveringen er godkjent i rimelig omfang. Dersom det serveres brennevin i forbindelse med måltidet vil ingen del av utgiftene være skattemessig fradragsberettiget
  • Kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidsstedet ikke overstiger gjeldende beløpsgrense etter statens satser

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Det skal fremgå navn på personen og navn på virksomheten som personen representerer. NB! Dette gjelder selv om det ikke er krevd skattemessig fradrag for kostnadene.

Når ett eller flere av vilkårene ikke er oppfylt vil ingen del av kostnadene være skattemessig fradragsberettiget. I slike tilfeller vil heller ikke den del av utgiftene som gjelder innehaveren, ansatte og styremedlemmer som deltok i bespisningen være fradragsberettiget. Det vil ikke være anledning til å splitte opp fakturaen og kreve fradrag bare for mat, mineralvann, øl og vin, dersom det også er servert brennevin.

Interne møter

Kostnader til interne møter, kurs mv. for personer knyttet til bedriften er skattemessig fradragsberettiget. Det kan dekkes drikke til maten (mineralvann, øl eller vin) i et rimelig omfang når dette anses som en naturlig del av måltidet. Dekkes det alkoholholdig drikke utover det som er normalt til måltidet eller utenom måltidene, antas dette å være en privatutgift.

Som personer tilknyttet bedriften regnes eier, ansatt, styremedlem, aksjonær, samt representanter fra selskap i samme konsern.

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Overtidsmat

Refusjon av utgifter til kost ved pålagt overtid med inntil statens satser er i utgangspunktet skattefritt når en ansatt har hatt et sammenhengende fravær fra hjemmet på 12 timer eller mer pr dag, for eksempel på grunn av overtid eller reise hjem/arbeidssted.

Kostnadene skal være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Refusjon av utgifter til kost ved overtid som overstiger  gjeldende sats eller hvor kravet til fravær ikke er oppfylt (12 timer) er skattepliktig.

Hvis arbeidsgiver yter et rimelig måltid mat til en ansatt som er pålagt å jobbe overtid, og den ansatte har hatt ett sammenhengende fravær fra hjemmet på 12 timer eller mer vil dette være en skattefri naturalytelse som er fritatt for trekkplikt, avgiftsplikt, samt rapportering i a-melding.

Enkeltpersonforetak

Kostnader til kost som skyldes fravær i forbindelse med reiser i næringen uten overnatting, er fradragsberettiget så langt de overstiger skattyterens utgifter til kost om han ikke hadde vært på reise. Forutsetningen for fradragsretten er at reisen har påført den næringsdrivende merkostnader fordi det ikke er mulig å innta måltidet på eget arbeidssted, men måtte spise på restaurant, kafè og lignende.

Fradraget gis i utgangspunktet bare for dokumenterte kostnader. Kostnadene må være legitimert med originalbilag, hvor det fremgår formålet og hvem bevertningen omfatter. Det anbefales å påføre begrunnelsen for merutgiften på bilaget. Vilkårene for å få fradrag for merutgifter til kost er at reisen er utenfor det faste, daglige arbeidssted.

Det antas at vilkårene som fremgår av Særavtale for reiser innenlands vedrørende kostgodtgjørelse, også må være oppfylt for en næringsdrivende som krever fradrag for merutgifter til kost på yrkesreiser uten overnatting, det vil si at reisen må overstige 15 km en vei og normalt vare over 5 timer.

Merverdiavgift

Det foreligger ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på kostnader til representasjon og servering.