Krav til bilag

Hovedregel for dokumentasjon av kjøp

En forutsetning for å få skattemessig fradrag for en anskaffelse og for at inngående merverdiavgift kan trekkes fra, er at dokumentasjonen tilfredsstiller de regler som fremgår av bokføringsbestemmelsene. Det er i utgangspunktet ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift som ikke kan legitimeres ved bilag. Dokumentasjonen av kjøp skal være salgsdokumentet (faktura, nota, regning, kassakvittering eller lignende) som selgeren har utstedt.

Dersom de formelle kravene ikke er oppfylt kan ikke kjøperen fradragsføre inngående avgift. Det er derfor viktig at kjøperen påser at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Krav til salgs- og kjøpsdokumentets innhold

Alle kjøp skal dokumenteres med originale bilag. Kjøper må påse at fakturaen/kvitteringen tilfredsstiller følgende formkrav:

  • Dato for utstedelse,
  • Selgers navn, samt organisasjonsnummer (etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret). For AS, ASA og NUF skal også ordet «Foretaksregisteret» angis i salgsdokumentet,
  • Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer,
  • Ytelsens art og omfang,
  • Leveringstidspunkt,
  • Leveringssted, der dette er relevant
  • Vederlag og betalingsforfall,
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen.

Dersom nødvendig informasjon ikke fremgår av fakturaen, for eksempel ved at det henvises til vare- eller tjenestespesifikasjon i underdokumentasjon (som avtaler, ordresedler eller lignende), må det være en henvisning mellom dokumentene.

Kontantsalgsdokumentasjon skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg.

Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene som nevnt, må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon.

Nærmere om enkelte krav

Krav til angivelse av selger

Selger skal i sitt salgsdokument angi organisasjonsnummeret og det navn som er knyttet til organisasjonsnummeret (dvs. virksomhetens foretaksnavn som er søkbart i Foretaksregisteret).

Virksomheter som er bokføringspliktige, men som ikke er registrert i Enhetsregisteret, har ikke organisasjonsnummer å oppgi i salgsdokumentet. Dette gjelder for eksempel enkeltpersonforetak som skal levere næringsoppgave, men som ikke driver merverdiavgiftspliktig virksomhet og som ikke har ansatte.

Krav til angivelse av kjøpers navn i salgsdokumentet

I utgangspunktet skal kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer fremgå av salgsdokumentet.

Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper unnlates når:

  • Vederlaget er lavere enn kr 1 000 (inklusive merverdiavgift)
  • Varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse

Når kjøper i slike tilfeller ikke er angitt i salgsdokumentet (for eksempel kassakvittering), skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere dokumentet.

Drosjeeieres og andre transportørers kjøp av drivstoff og, håndverkeres innkjøp av materialer er eksempler på varer og tjenester til direkte bruk i produksjon eller tjenesteleveranse.